Datenschutzerklärung

Stand: 14. Juni 2026

1. Überblick

Mit diesen Hinweisen informieren wir Sie darüber, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Website sowie im Rahmen unserer Dienstleistungen verarbeiten, zu welchen Zwecken das geschieht und welche Rechte Ihnen dabei zustehen.

Die ValenIQ UG (haftungsbeschränkt) i. Gr. entwickelt und betreibt KI-gestützte Lösungen für Unternehmen, insbesondere Sprachagenten (Voice Agents), unternehmensspezifische Skills für Corporate LLMs sowie Agentensysteme und Workflows. Zusätzlich treten wir als Vertriebspartner für das Corporate LLM der Everlast Media GmbH auf. Der Schutz Ihrer Daten hat bei allem, was wir tun, einen hohen Stellenwert.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die hier beschriebene Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Eine Datenschutzbeauftragte oder einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt. Eine gesetzliche Bestellpflicht besteht für uns derzeit nicht. Anliegen zum Datenschutz richten Sie bitte direkt an die oben angegebenen Kontaktdaten.

3. Aufruf unserer Website

3.1 Server-Logfiles

Wenn Sie unsere Website aufrufen, übermittelt Ihr Browser automatisch Informationen, die unser Server zunächst in sogenannten Logfiles aufzeichnet. Erfasst werden insbesondere:

• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite beziehungsweise Datei
• übertragene Datenmenge
• Meldung über erfolgreichen Abruf
• verwendeter Browser samt Version
• Betriebssystem Ihres Geräts
• Referrer-URL, von der Sie zu uns gelangt sind

Diese Angaben werten wir nicht personenbezogen aus. Sie dienen ausschließlich dazu, den technisch einwandfreien Betrieb der Website sicherzustellen, Störungen nachvollziehen zu können sowie Missbrauchsversuche zu erkennen und abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Bereitstellung einer stabilen und sicheren Online-Präsenz. Die Logfiles werden nach spätestens sieben Tagen automatisch gelöscht, sofern wir sie nicht ausnahmsweise zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigen.

3.2 Hosting

Unsere Website wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, betrieben. Die Server stehen in Deutschland. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

3.3 Cookies und vergleichbare Technologien

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, die für den Betrieb der Website unverzichtbar sind. Tracking, Profilbildung, Reichweitenanalyse oder Werbe-Cookies kommen nicht zum Einsatz. Eine Einwilligung ist insoweit nicht erforderlich; Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

4. Online-Terminbuchung

Über die Terminbuchung auf unserer Website können Sie unverbindlich ein Erstgespräch mit uns vereinbaren. Verarbeitet werden die Angaben, die Sie bei der Buchung eintragen, typischerweise Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und der von Ihnen gewählte Termin, gegebenenfalls ergänzt um weitere Angaben wie eine Nachricht.

Welches System die Buchung verarbeitet: Für die Terminbuchung setzen wir die Software cal.com ein. Wir betreiben cal.com vollständig selbst auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland (eigene Instanz unter cal.valeniq.de). Die Buchungsmaske wird auf unserer Website eingebettet und dabei direkt von dieser eigenen Instanz geladen; hierbei wird Ihre IP-Adresse an unsere Instanz übermittelt, damit die Buchungsmaske angezeigt werden kann. Eine Übermittlung Ihrer Buchungsdaten an den Anbieter der Software cal.com oder in ein Drittland findet nicht statt.

Wie Ihre Buchung bei uns ankommt: Sobald Sie einen Termin gebucht haben, erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail; der Versand erfolgt über unser bei der Strato AG in Deutschland gehostetes E-Mail-Postfach. Zusätzlich wird über einen Workflow in unserer selbst betriebenen Automatisierungsplattform n8n eine interne Benachrichtigung an uns ausgelöst und ein Eintrag in unserem CRM-System Twenty angelegt, damit wir Ihr Anliegen vorbereiten und nachverfolgen können.

Sowohl die n8n-Instanz als auch Twenty werden von uns selbst auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland betrieben. Eine Übermittlung an Dritte findet im Rahmen der Terminvereinbarung nicht statt.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Terminbuchung auf die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags gerichtet ist. Im Übrigen stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt darin, Terminanfragen interessierter Personen organisiert entgegennehmen und vorbereiten zu können.

Ihre Angaben speichern wir, solange dies für die Durchführung des Gesprächs und gegebenenfalls die Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

5. E-Mail-Kommunikation

Wenn Sie uns eine E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Nachricht und die darin enthaltenen Angaben zu dem Zweck, den Ihre Anfrage erkennen lässt. Unsere E-Mail-Postfächer werden von der Strato AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin, gehostet. Die Server der Strato AG stehen in Deutschland; ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO liegt vor.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogener Korrespondenz, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit unserem Interesse an einer geordneten Kommunikation.

6. Datenverarbeitung im Rahmen unserer Dienstleistungen

Über die Website hinaus erbringen wir verschiedene KI-gestützte Dienstleistungen für unsere Kunden. Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, geschieht dies regelmäßig im Auftrag unserer Kunden; diese sind dann selbst Verantwortliche im Sinne der DSGVO, wir handeln als Auftragsverarbeiter. Die Einzelheiten regelt jeweils der mit dem Kunden geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag.

Damit Sie ein Bild davon erhalten, welche Verarbeitungen typischerweise stattfinden, geben wir hier einen Überblick:

6.1 Voice Agents

Unsere Sprachagenten nehmen Telefonate entgegen, führen Anrufende strukturiert durch ein Gespräch (etwa zur Aufnahme einer Schadensmeldung) und übergeben die Ergebnisse strukturiert an das jeweilige System des Kunden. Verarbeitet werden dabei die Telefonnummer der anrufenden Person und sämtliche Angaben, die im Gesprächsverlauf gemacht werden, je nach Anwendungsfall etwa Name, Anschrift, Wohnungsdaten oder die Schilderung eines Anliegens. Vor Beginn der eigentlichen Datenaufnahme werden Anrufende über den Einsatz des Sprachagenten und die damit verbundene Datenverarbeitung informiert.

6.2 Corporate LLM (Vertriebspartnerschaft)

Wir vertreiben das Corporate LLM der Everlast Media GmbH und unterstützen Kunden bei Einführung und Integration. Die eigentliche Datenverarbeitung im laufenden Betrieb erfolgt durch den Kunden in Verbindung mit der Everlast Media GmbH; die ValenIQ UG (haftungsbeschränkt) i. Gr. tritt hier nicht als Verarbeiter der Endkundendaten auf, sofern nicht im Einzelfall ausdrücklich vereinbart.

6.3 Skills für Corporate LLMs

Skills sind unternehmensspezifische Erweiterungen, die wir für die Prozesse unserer Kunden entwickeln. Im Rahmen der Entwicklung verarbeiten wir nach Möglichkeit ausschließlich Testdaten beziehungsweise anonymisierte Daten. Sofern für die Einbindung ausnahmsweise echte personenbezogene Daten erforderlich sind, regelt das ein gesonderter Auftragsverarbeitungsvertrag.

6.4 Agentensysteme und Workflows

Hierbei handelt es sich um automatisierte Abläufe, die mehrere Systeme des Kunden miteinander verknüpfen. Auch hier verarbeiten wir personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und nach den Weisungen des jeweiligen Kunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

7. Eingesetzte Dienstleister und Empfänger

Zur Erbringung unserer Leistungen arbeiten wir mit ausgewählten Dienstleistern zusammen. Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, geschieht dies auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen gemäß Art. 28 DSGVO oder vergleichbarer vertraglicher Garantien.

7.1 Hetzner Online GmbH

Bei Hetzner (Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) betreiben wir unsere Website, unsere Workflow-Plattform n8n sowie unser CRM-System Twenty. Daten werden ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland verarbeitet.

7.2 Strato AG

Strato (Pascalstraße 10, 10587 Berlin, Deutschland) stellt unsere geschäftlichen E-Mail-Postfächer bereit. Auch hier findet die Verarbeitung in Deutschland statt.

7.3 ElevenLabs Inc.

Für die Sprachfunktionen unserer Voice Agents (Spracherkennung, Sprachsynthese und die unterliegende Conversational-AI-Plattform) setzen wir Dienste der Eleven Labs, Inc. (169 Madison Ave 2484, New York, NY 10016, USA) ein. Im Rahmen eines Anrufs werden Sprachdaten an ElevenLabs übermittelt und dort zur Verarbeitung des Gesprächs herangezogen. Eine Übermittlung in die USA findet statt; Hinweise dazu finden Sie unter Ziffer 8.

Die Inhalte Ihrer Gespräche werden von uns nicht zum Trainieren öffentlich zugänglicher KI-Modelle verwendet; ElevenLabs hat sich uns gegenüber vertraglich verpflichtet, übermittelte Inhalte nicht zu Trainingszwecken eigener Standardmodelle zu nutzen.

7.4 Apify (Lead-Recherche)

Zur Anbahnung neuer Geschäftskontakte recherchieren wir öffentlich zugängliche Unternehmensdaten potenzieller Geschäftspartner, insbesondere Firmenname, Anschrift, zentrale Telefonnummer, Website und Branche. Für die technische Erhebung setzen wir die Plattform Apify (Apify Technologies s.r.o., Vodičkova 704/36, 110 00 Prag 1, Tschechien) ein; die Verarbeitung findet innerhalb der Europäischen Union statt. Mit Apify besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag in Gestalt des in den Apify-Vertragsbedingungen automatisch einbezogenen Data Processing Addendum. Die recherchierten Daten speichern und pflegen wir in unserem selbst betriebenen CRM-System Twenty.

Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, etwa wenn ein Firmenname zugleich einen Personennamen enthält oder wir Ansprechpartner ergänzen, ist Rechtsgrundlage unser berechtigtes Interesse an der Anbahnung geschäftlicher Kontakte im unternehmerischen Bereich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wurden die Daten nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben, informieren wir sie spätestens bei der ersten Ansprache über die Verarbeitung; die unter Ziffer 10 genannten Betroffenenrechte stehen Ihnen auch insoweit zu (Art. 14 DSGVO).

7.5 Weitere Auftragsverarbeiter im Einzelfall

Je nach Kundenprojekt können weitere Dienstleister hinzukommen, beispielsweise für die Versendung von WhatsApp-Bestätigungen oder die Erzeugung von PDF-Protokollen. Diese werden vor einem Einsatz auf datenschutzrechtliche Eignung geprüft und nur auf Grundlage entsprechender Verträge eingebunden.

8. Übermittlung in Drittländer

Soweit Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden (derzeit betrifft das insbesondere ElevenLabs in den USA), stützen wir die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Wo ein Anbieter unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, gilt zusätzlich der entsprechende Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission als Grundlage.

Wir bemühen uns aktiv, Verarbeitungen so weit wie möglich auf europäische Anbieter und Rechenzentren in der EU zu konzentrieren.

9. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Konkret bedeutet das:

• Server-Logfiles: spätestens nach sieben Tagen automatisch gelöscht.
• Terminbuchungen und Kontakt per E-Mail: gespeichert bis zur abschließenden Bearbeitung; bei Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags bis zum Wegfall des Verarbeitungszwecks; im Übrigen so lange, wie es zur Beantwortung von Rückfragen sinnvoll ist.
• Vertragsbezogene Daten: für die Dauer der Geschäftsbeziehung, anschließend bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere zehn Jahre nach § 147 AO und sechs beziehungsweise zehn Jahre nach § 257 HGB).
• Daten auf Grundlage einer Einwilligung: bis zum Widerruf der Einwilligung; danach erfolgt unverzüglich die Löschung, sofern keine andere Rechtsgrundlage greift.

10. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben uns gegenüber folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können erfahren, ob und welche Daten wir zu Ihnen verarbeiten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): unrichtige oder unvollständige Daten lassen wir korrigieren beziehungsweise ergänzen.
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstige berechtigte Gründe entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten unter bestimmten Voraussetzungen einschränken.
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Daten, die Sie uns auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten beziehungsweise an einen anderen Verantwortlichen übertragen lassen.
• Widerruf einer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an die unter Ziffer 2 angegebenen Kontaktdaten.

11. Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen. Das gilt auch für ein auf diese Vorschriften gestütztes Profiling.

Legen Sie Widerspruch ein, verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Soweit Ihre Daten zur Direktwerbung verarbeitet werden, können Sie der Verarbeitung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

12. Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstoßen, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Behörde des Mitgliedstaats Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Für die ValenIQ UG (haftungsbeschränkt) i. Gr. ist die Aufsichtsbehörde am Sitz des Unternehmens zuständig:

13. Keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall

Wir setzen keine Verfahren ein, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfalten oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen (Art. 22 DSGVO).

14. Keine Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Eine Verpflichtung, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen, besteht weder gesetzlich noch vertraglich. Ohne bestimmte Angaben, etwa Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten bei der Terminbuchung, können wir Ihre Anfrage allerdings nicht oder nicht vollständig bearbeiten.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung gelegentlich an, wenn sich an unseren Diensten, an den eingesetzten Tools oder an der Rechtslage etwas ändert. Maßgeblich ist jeweils die unter dieser Adresse veröffentlichte aktuelle Fassung. Den Stand der jeweils geltenden Version finden Sie am Anfang dieses Dokuments.